Hallo liebe Leserinnen und Leser,
herzlich willkommen zum dritten Teil meiner Blogserie - schön, dass Sie wieder dabei sind. Wie im zweiten Teil angekündigt, möchte ich Ihnen heute drei weitere Abteilungen bei Klüh vorstellen, die wir während unserer Ausbildung durchlaufen: die Finanzbuchhaltung, das Contract Management und den Vertriebsinnendienst.
Der Vertriebsinnendienst erstellt Angebote und koordiniert Kundenaufträge. Diese bilden die Grundlage für die Verträge, die anschließend im Contract Management geprüft und verwaltet werden. Das Contract Management sorgt dafür, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden und leitet wichtige Informationen wie Zahlungsbedingungen oder Laufzeiten weiter. Die Finanzbuchhaltung nutzt diese Daten zur korrekten Rechnungsstellung, Buchung und Überwachung von Zahlungen. Durch die enge Zusammenarbeit dieser drei Bereiche wird ein reibungsloser und rechtskonformer Geschäftsablauf sichergestellt. Klingt sehr trocken und bürokratisch, ist aber ein wirklich spannender Prozess.
Die Finanzbuchhaltung übernimmt zahlreiche zentrale Aufgaben: Dazu zählen die Buchung und Kontierung sämtlicher Geschäftsvorfälle, die Verwaltung der Unternehmenskonten sowie die Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung. Ein weiterer Bereich ist die Überprüfung der Bilanz sowie die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung, um die finanzielle Lage des Unternehmens transparent darzustellen.
Ein spannender Aspekt in der Finanzbuchhaltung ist auch der Umgang mit der eingehenden Post. Speziell Rechnungen und Mahnungen müssen hier schnell und zuverlässig bearbeitet werden. Zu den typischen Tätigkeiten für Auszubildende gehören das Buchen von Rechnungen und Gutschriften, das Bearbeiten und Versenden von Mahnungen, das Sortieren, Einscannen und Verteilen der eingehenden Post sowie das Anfordern fehlender Rechnungen oder Kontierungen per E-Mail. Auch die Pflege der digitalen Ablagen im Dokumentenmanagementsystem ist Teil der täglichen Arbeit. Diese hat mir besonders gut gefallen – hier konnte ich erleben, wie digitale Prozesse helfen, Ordnung zu schaffen und Arbeitsabläufe effizient zu gestalten.
Die Finanzbuchhaltung ist vielseitiger, als man zunächst denkt. Das Bearbeiten von Rechnungen ist keineswegs eintönig, denn die Abläufe unterscheiden sich je nach Geschäftsbereich, und nicht jede Rechnung ist gleich. Die Datenverarbeitung und die eigenständige Bearbeitung der Rechnungen haben mir dabei besonders viel Spaß gemacht.
Ähnlich positiv hat auch Aslihan D. ihre Zeit in der Finanzbuchhaltung erlebt: Sie hat es sehr geschätzt, „die morgendliche Routine zu übernehmen – Post auspacken, sortieren und Rechnungen einscannen – das hat mir einen strukturierten Start in den Tag ermöglicht.“
Ufuk K. hat vor allem die Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem gefallen, da „dadurch der Prozess der Mahnungen und Rechnungen effizient und übersichtlich gestaltet wird. So bleibt alles strukturiert und keine Mahnung geht unter.“
Besonders hervorhebt er außerdem die Zusammenarbeit im Team, die er als „lehrreich und äußerst angenehm“ empfunden hat, hervor – „ein tolles Team, das mit Kompetenz und guter Stimmung jeden Arbeitstag bereichert.“
Alina R. wiederum hat den Einblick in die Finanzbuchhaltung besonders geschätzt, weil sie „interessant fand, was alles zur Fibu gehört. Die Einblicke in Mahnungen und verschiedene Rechnungsarten waren sehr lehrreich – ich konnte vieles mitnehmen, das mir auch im privaten Bereich weiterhilft.“
Der Leiter der Kreditorenbuchhaltung, Damian W., beschreibt die Zusammenarbeit mit uns Azubis als „echte Bereicherung“. Er findet es wichtig, dass wir die Finanzbuchhaltung kennenlernen, „denn hier sieht man, wie viel im Hintergrund laufen muss, damit ein Unternehmen reibungslos funktioniert. Man lernt, wie Rechnungen verarbeitet werden, worauf es bei Fristen und Genauigkeit ankommt und wie eng wir mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten.“
Im Contract Management dreht sich alles um das Erstellen, Prüfen und Verwalten von Verträgen. Dabei ist es besonders wichtig, rechtliche Rahmenbedingungen immer im Blick zu behalten. Die Abteilung arbeitet eng mit dem Vertrieb, dem Einkauf und der Finanzbuchhaltung zusammen.
Zu den typischen Aufgaben gehören das Bearbeiten offener Posten, das Fakturieren und Versenden von Rechnungen sowie die Unterstützung beim Mahnwesen. Auch das Erstellen von Excel-Übersichten zu Rechnungen und Gutschriften für Kunden ist häufig Teil der Arbeit.
Leon B. hat besonders gern Rechnungen fakturiert und versendet, weil „es sehr zufriedenstellend war, wenn ein Vorgang erfolgreich abgeschlossen werden konnte.“ Die Arbeit im Contract Management zeigt, wie wichtig Genauigkeit, Organisation und Kommunikation sind – denn gut gepflegte Verträge sind im Unternehmensalltag unverzichtbar.
Im Vertriebsinnendienst geht es um die interne Betreuung von Kunden, die Bearbeitung von Aufträgen und die Abstimmung mit dem Außendienst. Die Mitarbeitenden arbeiten mit zahlreichen Programmen und Excel-Listen, um Kundenanfragen schnell und strukturiert zu bearbeiten.
Zu den typischen Aufgaben gehören unter anderem das Filtern sicherheitsrelevanter Bekanntmachungen, das Weiterleiten wichtiger Informationen an Verkaufsleiter, das Pflegen von Excel-Listen sowie die Arbeit mit speziellen Dokumentationsprogrammen. Besonders im Bereich „Security“ sind Vertraulichkeit, Genauigkeit und Verlässlichkeit gefragt, da hier sensible und sicherheitsrelevante Informationen verarbeitet werden.
In allen drei Abteilungen wird eines besonders deutlich: Die Abläufe im Unternehmen sind eng miteinander verzahnt. Der Vertriebsinnendienst nimmt Kundenanfragen entgegen und bereitet Angebote vor, das Contract Management prüft und erstellt die passenden Verträge, und die Finanzbuchhaltung sorgt für die korrekte Abrechnung. Jeder Bereich baut auf den vorhergehenden auf und trägt maßgeblich zum reibungslosen Ablauf im Unternehmen bei.
Ich hoffe, dieser Einblick hat Ihnen gefallen. Im nächsten Teil meiner Serie nehme ich Sie mit in den Einkauf und das Qualitätsmanagement – mit neuen Aufgaben, spannenden Erfahrungen und interessanten Perspektiven. Bis bald!
Euer Luis W.
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